الضبط المؤسسي بالمؤسسات المالية

التاريخ : 23 جمادى الأولى 1434هـ   
 النمرة: ب س م/إ ع ت ت ج م/م م/1
الموافق  : 4 أبريل 2013م

منشورات الإدارة العامة لتنظيم وتنمية الجهاز المصرفي
منشور رقم ( 8 /2013 )   

معنون لكافة المؤسسات المالية

الموضوع :موجهات الضبط المؤسسي بالمؤسسات المالية

في ظل إهتمام بنك السودان المركزي بتطوير وتفعيل الضبط المؤسسي بالمؤسسات المالية المرخصة بواسطة بنك السودان المركزي وتفعيلاً لدور ومهام مجالس الإدارات والإدارات التنفيذية بالمؤسسات المالية، نوصي بتطبيق الموجهات الآتية:

أولا: الهيكل الإداري والتنظيمي:

1. يتكون الهيكل التنظيمي لأي مؤسسة مالية من مجلس الإدارة والإدارة التنفيذية العليا ( المدير العام ونائبه) وبقية الوظائف الواردة بالهيكل التنظيمي الذي يوافق عليه بنك السودان المركزي.
2. لايسمح بإستحداث أي وظائف قيادية أخرى خارج الهيكل التنظيمي الذي تمت إجازته  إلا بموافقة بنك السودان المركزي .

ثانياً: إجتماعات الجمعية العمومية:

تعقد الجمعية العمومية للمؤسسة إجتماعاً سنوياً لا يتعدى تاريخه النصف الأول من العام الذي يلي العام المنتهي، ويجب على المؤسسة دعوة بنك السودان المركزي لحضور الإجتماع مع إرفاق الحسابات الختامية وجدول أعمال الإجتماع قبل اسبوعين على الأقل من تاريخ إنعقاد الإجتماع.

ثالثاً : مجلس الإدارة:

1. الترشيح لعضوية مجلس الإدارة:
   لضمان فاعلية مجلس الإدارة وتمكينه من الإضطلاع بدوره بالصورة المطلوبة يجب أن تتوفر في الأعضاء المؤهلات والشروط اللازمة لخدمة مصالح المؤسسة والجهات الأخرى ذات العلاقة بها ولتحقيق ذلك يجب مراعاة الآتي عند إختيار أعضاء مجلس الإدارة:
   1. ألا يكون المرشح عضواً في مجلس إدارة مصرف أو مؤسسة مالية أخرى إلا بموافقة بنك السودان المركزي.
   2. إذا كان المرشح يشغل منصباً تنفيذياً في أي مصرف أو مؤسسة مالية أخرى يجب أخذ موافقة بنك السودان المركزي.
   3. أن تكون لديه الكفاءة والخبرة والمعرفة بالشئون المالية والإقتصادية والمستوى التعليمي المناسب      ( جامعي كحد أدنى ).
   4. ألا يكون المرشح من العملاء المحظورين مصرفياً.
   5. أن يوافق بنك السودان المركزي على الترشيح وذلك بعد ملء الإستمارة الخاصة بواسطة المرشح وتقديمها لبنك السودان المركزي قبل خمسة عشر يوماً كحد أدنى من إنعقاد الجمعية العمومية.
   6. تنتخب الجمعية العمومية ثلاثة أعضاء لمجلس الإدارة كحد أدنى ( مساهم أو ممثل لجهة مساهمة) على أن يكون الحد الأقصى لعضوية المجلس خمسة أعضاء بمن فيهم رئيس المجلس.
   7. ليس لأي من أعضاء المجلس أي سلطات منفرده إلا من خلال إجتماعات المجلس وقرارته.
2. دور ومسئوليات مجلس الإدارة  :
   يعتبر مجلس الإدارة المسئول الأول عن السلامة المالية للمؤسسة وعملياتها وتحقيق أهدافها حيث يتعين على المجلس :
   1. وضع السياسات والخطط التي تلتزم الإدارة التنفيذية في المؤسسة بالعمل بمقتضاها لتحقيق أهدافها.
   2. وضع الهيكل التنظيمي للمؤسسة وما يتبع ذلك من تحديد للمهام والإختصاصات والواجبات والمسؤوليات والعلاقات الرأسية والأفقية.
   3. اختيار الإدارة التنفيذية القادرة علي إدارة شئون المؤسسة المالية بكفاءة وفعالية و تحديد مكافآتها وكيفية مساءلتها.
   4. تشكيل لجان مجلس الإدارة، وتفويض السلطات والصلاحيات لها لتضطلع بدورها.
   5. الإشراف على تنفيذ وتقييم نظم إدارة المخاطر ووضع الضوابط والإجراءات اللازمة لمواجهتها وإدارتها  وذلك من خلال :
      1. تقييم برامج وإجراءات العمل التنفيذية والرقابة الداخلية للتأكد من كفايتها وملاءمتها لتنفيذ السياسات الموضوعة.
      2. مراجعة التقارير الدورية التي ترفع من الإدارة التنفيذية، المراجعة الداخلية،  والمراجع الخارجي.
      3. تقييم الأداء ومعالجة أوجه القصور والتجاوزات وتحليل أسبابها والمسؤولين عنها والمحاسبة عليها .
      4. تقييم المخاطر الحالية والتوجيه بمعالجتها والحد منها والتحقق من كفاية التحوط لها ، وإستقراء المخاطر المستقبلية والعمل على إحتوائها والتحوط لها .
      5. إعتمـاد الحسابات الختامية والمسئولية أمام المساهمين وأصحاب الحقوق والمصالح والبنك المركزي عن سلامة ومصداقية جميع البيانات المالية والحسابات الختامية ، وعن شفافية وكفاية الإفصاح بها وفق المعايير والأدلة المحاسبية القانونية والمعتمدة والمتعارف عليها وضمان الإلتزام بالأسس والتوجيهات الصادرة من بنك السودان المركزي.
      6. ترشيح المراجع الخارجي من ذوي الإختصاص والكفاءة العالية، والتعاقد معه وتحديد أتعابه بعد موافقة الجمعية العمومية والوفاء بمتطلبات بنك السودان المركزي في هذا الصدد.
      7. المسؤولية أمام المساهمين  والأطراف الأخرى عن نتائج أعمال المؤسسة المالية، وعن التطبيق السليم لنظامها الأساسي وعن إعتماد الشفافية والإفصاح في كافة الأمور المؤثرة علي أداء المؤسسة المالية ونتائج أعمالها.
3.   إجتماعات مجلس الإدارة :
   1. الإجتماعات :
      1. يجب أن يعقد مجلس إدارة المؤسسة المالية أربعة إجتماعات ربع سنوية  كحد أدنى.
      2. يحضر إجتماعات مجلس الإدارة أعضاء المجلس فقط ولا يحق لأي شخص آخر حضور الإجتماعات إلا إذا تمت دعوته بصورة رسمية من المجلس لتقديم بند معين في الإجتماع .
      3. لا يحق لأي من المساهمين التدخل في إدارة العمل التنفيذي للمؤسسة المالية بأي صورة كانت , ولا يحق لهم طلب بيانات أو معلومات إلا من خلال تقديم طلب مكتوب للمجلس تتم الموافقة عليه ويثبت بالمحضر .
      4. ليس لأي من أعضاء مجلس الإدارة أي سلطات منفرده إلا من خلال إجتماعات المجلس وقرارته.
      5. يكون رئيس المجلس مسئول أمام المجلس بصفة شخصية وكذلك الإدارة التنفيذية عما تقدم ويكون المجلس مسئول بصورة تضامنية للتاكد من تطبيق كافة متطلبات الضبط المؤسسي .
   2. محاضر الاجتماعات :
      تعتبر محاضر الإجتماعات السجل الرسمي لأعمال المجلس وللقرارات التي اتخذها، كما تعتبر تلك المحاضر أساس إعتماد القرار  والإثبات القانوني للإجراءات التي قام بها المجلس أو لجانه وأن أي قرار غير مضمن في المحضر يكون غير معتمد من قبل  بنك السودان المركزي.

       

رابعاً: الإدارة التنفيذية:

1. الإختيار:
   يختار مجلس الإدارة الإدارة التنفيذية القادرة علي إدارة شئون المؤسسة المالية بكفاءة وفعالية ويجب أن تتوفر في المرشح لمنصب المدير العام  ونائب المدير العام الشروط الآتية  :
   1. الحصول علي المؤهل الجامعي كحد أدنى في التخصصات ذات الصلة.
   2. أن لا تقل الخبرة العملية في العمل المصرفي عن عشرة أعوام في وظيفة قيادية للمرشح لمنصب المدير العام  وخمسة أعوام للمرشح لنائب المدير العام  .
   3. ألا يكون قد أُدين في جريمة تخل بالشرف أو الأمانة.
   4. ألا يكون من المحظورين مصرفيا.
   5. أن يكون متفرغاً لإدارة أعمال المؤسسة  وأن لا يمارس أي وظيفة أخرى.
   6. ألا يكون عضواً في مجلس إدارة أي مصرف أو مؤسسة مالية أخرى إلا بموافقة بنك السودان المركزي.
   7. ملء الإستبيان الخاص بالترشيح لشغل المنصب وأن يوافق بنك السودان المركزي على التعيين.
2. مهام ومسؤوليات الإدارة التنفيذية:
   1. الإشراف والمتابعة للعمل التنفيذي اليومي بالمؤسسة.
   2. مراعاة ضوابط وموجهات بنك السودان المركزي ومتابعة إلتزام العاملين بها.
   3. المساعدة في وضع السياسات وتطويرها من خلال تزويد مجلس الإدارة ولجانه المختلفة بكافة التقارير عن سير العمل وتحليل المخاطر الحالية والمستقبلية  مع تحري الدقة و الشفافية والموضوعية والأمانة المهنية .
   4. تطبيق سياسات المؤسسة بإعتبارها الجهة المسؤولة أمام مجلس الإدارة عن تنفيذ أعمال المؤسسة وفقاً للسياسات والخطط واللوائح  التي يقرها المجلس .
   5. إعداد البيانات المالية والحسابات الختامية وتكون الإدارة التنفيذية مسؤولة أمام المجلس عن صحة وسلامة تلك البيانات  المالية والحسابات الختامية .
3. ضوابط عامة:
   1. يكون المدير العام عضواً في مجلس الإدارة بحكم منصبه دون أن يكون له حق التصويت.
   2. يجب إخطار بنك السودان المركزي في حالة تكليف نائب المدير العام بمهام المدير العام قبل فترة كافية من التكليف.
   3. في حالة تكليف شخص آخر خلاف نائب المدير العام بأعباء المدير العام يجب الحصول على موافقة بنك السودان المركزي المسبقة .
   4. يجب ألا تتجاوز فترة التكليف أكثر من ستة أشهر يتم بعدها تعيين مدير عام.
   5. لا يغيب المدير العام ونائبه عن المؤسسة في وقت واحد .
   6. قبل إعفاء المدير العام أو نائبه يجب إخطار بنك السودان المركزي مسبقاً بقرار فصل أو إعفاء المدير العام ونائبه مع توضيح الأسباب ويجوز لبنك السودان المركزي إبداء  رأيه أو أي ملاحظات.

خامساً: المراجع الخارجي:

1. يجب الحصول على موافقة بنك السودان المركزي المسبقة على تعيين المراجع الخارجي للمؤسسة بعد إستيفاء الشروط الآتية:
2. أن يكون المراجع الخارجي المرشح مدرج في الجريدة الرسمية للمحاسبين والمراجعيين القانونيين الصادرة من مجلس تنظيم مهنة المحاسبة والمراجعة.
3. أن يكون لمكتب المراجع الخارجي خبرة فنية لاتقل عن خمس سنوات في مجال مراجعة أعمال المصارف والمؤسسات المالية.
4. لا يجوز للمراجع الخارجي الواحد مراجعة المؤسسة نفسها لأكثر من ثلاث سنوات متتالية.
5. يجب إرفاق الملف الشخصي لمكتب المراجعة عند تقديم طلب التعيين.

سادساً: هيئة الرقابة الشرعية لشركات الإجارة:

1. على المؤسسة تعيين هيئة للرقابة الشرعية.
2. يتم أخذ موافقة بنك السودان المركزي على تعيين أعضاء هيئة الرقابة الشرعية بطلب مكتوب مرفق معه السيرة الذاتية للمرشحين.
3. لا يجوز الجمع بين منصب عضو هيئة الرقابة الشرعية وأي منصب تنفيذي في المؤسسة.
4. تلتزم هيئة  الرقابة الشرعية بالنظر في جميع عقود الإجارة ومعاملات الشركة وإبداء الرأي الشرعي المكتوب فيها.
5. تقدم هيئة الرقابة الشرعية تقريرها السنوي أمام الجمعية العمومية للشركة.

ع/ بنك السودان المركزي

خنساء محمد أحمد مقبول    
    الحرم أحمد محمد مختار

إدارة المؤسسات المالية
الإدارة العامة لتنظيم وتنمية الجهاز المصرفي