منشور رقم (2 /2017 ): ضوابط وموجهات تحصيل الشيكات عبر المقاصة الإلكترونية

التاريخ : 25رمضان 1438ه
الموافق: 20/6/2017م

منشور رقم (2 /2017 )

معنون لكافة المصارف العاملة

الموضوع/ ضوابط وموجهات تحصيل الشيكات عبر المقاصة الإلكترونية

فى إطار المراجعة الدورية للضوابط المنظمة لعمل المصارف بما يجود العمل المصرفي وعملاً بأحكام الفصل الرابع  المادة  18- 1 ( أ ) من لائحة تنظيم أعمال المقاصة الإلكترونية لسنة 2006م ، فقد تقرر  إلغاء المنشور رقم (3/2006 – إصدار رقم 2 ) الصادر بتاريخ 20/2/2007م والخاص بتطبيق نظام المقاصة الإلكترونية والاستعاضة عنه بهذا المنشور وعلى المصارف بما فيها فروع بنك السودان المركزي كمستخدم لنظام المقاصة الالكترونية الالتزام بالضوابط والموجهات التالية:

أولا ً: إجراءات وموجهات التقاص الإلكتروني:

على كل مصرف تسمية موظف مسئول عن المقاصة الإلكترونية وآخر ينوب عنه على أن يتوفر فيهما مايلى :

• خبرة و معرفة بأعمال التقاص.
• أن يكونا من حملة التوقيع (أ).
• أن يكونا ممن تدربوا على إدارة نظام المقاصة الإلكترونية

 ويجب على المصارف إخطار إدارة نظم الدفع ببنك السودان المركزي كتابةً بعناوين الاتصال الخاصة بهما ( الاسم، أرقام الهواتف الثابتة والمحمولة، البريد الإلكتروني ورقم الفاكس ).

• على المصرف تحديد المسؤوليات والصلاحيات لمستخدمي نظام المقاصة الإلكترونية وتحديثها كل ستة أشهر .
• تنحصر عمليات المقاصة الالكترونية على الشيكات العادية الصادرة بالجنيه السوداني والعملات الأجنبية المعتمدة من بنك السودان المركزي.
• الشيكات المصرفية المرمزة ليست خاضعة للقبول والرفض وتتم إضافتها للمستفيد مباشرة ويكون تقديمها عبر نظام المقاصة الالكترونية بغرض المتابعة من المصرف المسحوب عليه.
• تلتزم المصارف بقبول وتحصيل ودفع الشيكات المرمزة وفق المواصفات والقياسات الواردة في منشوري بنك السودان المركزي رقم (18/2000) الصادر بتاريخ 20/12/2000م، ورقم (16/2005) الصادر بتاريخ 5/12/2005م والخاص بترقيم ومغنطة الشيكات المصرفية وتعديلاتهما اللاحقة أو أي منشور آخر يحل محلهما.
• أي شيكات غير مرمزة يتم تحصيلها خارج نظام المقاصة.
• لا يحق لأي مستخدم للنظام إدخال أو قبول أي بيانات مخالفة لما هي على متن الشيك وخط الترميز.
• يجوز تقديم الشيك للتحصيل ثلاث مرات (كحد أقصى) بمعدل مرة واحدة في كل جلسة وذلك في نفس المصرف أو أي مصرف آخر.
• شيكات النقد الأجنبي الخاضعة لأعمال التقاص تخضع لضوابط وموجهات النقد الأجنبي.
• يسمح بإدخال ومسح أي شيك آجل الدفع في نظام المقاصة الإلكترونية في الشاشة المخصصة لذلك لتحصيله في تاريخ استحقاقه.
• تضاف قيمة الشيك المقبول والذي تم تحصيله إلى حساب المستفيد أو لصالحه لحظة وصول الرد مباشرة.
• يتم ختم أي شيك تم تحصيله وقبوله بعبارة)تم دفعه -  (PAID ( الختم 4 سم X1 سم). بواسطة المصرف المتحصل قبل عملية حفظه وأرشفته، ولا يسمح بختم الشيك أو أداة الدفع بأي ختم قبل ذلك.
• على المصارف ترقيم الشيكات المصرفية لكل فرع على حدة وفقاً لما جاء بالمنشور رقم (18/2000)الملحق (2) الفقرة(2) الصادر بتاريخ 20/12/2000م والخاص باستخدام الشيكات المرمزة بالحبر الممغنط.  كما عليها اتخاذ الإجراءات الكفيلة بضبط عمليات التسلسل الرقمي للشيكات المصرفية الصادرة من فروعها المختلفة.

ثانياً : إدارة المقاصة الإلكترونية وأرصدة حسابات المصارف :

• يقوم بنك السودان المركزي بوضع قواعد عمل المقاصة ويشمل ذلك تحديد وإعلان مواقيت جلسات التقاص اليومية والتي تتضمن بداية ونهاية جلسة المقاصة الإلكترونية ومواقيت إرسال الشيكات والردود عليها، ويجوز تعديل مواقيت الجلسة لأي سبب موضوعي.
• يقوم بنك السودان المركزي بنهاية جلسة المقاصة الإلكترونية و بعد استخراج التقارير المطلوبة بالقيام بإجراء تسوية نتيجة المقاصة الإلكترونية بحسابات المصارف بما فيها الرسوم والغرامات المقررة في النظام.
• تقوم إدارة نظم الدفع ببنك السودان المركزي بتلقي الشكاوى من المصارف المتعلقة بنظام المقاصة، و الرد عليها بعد إخطار الإدارات ذات الصلة.  

ثالثاً: مسؤوليات والتزامات المصارف :

• مسئوليات المصرف المتحصل (مصرف المستفيد ) :

تنحصر مسئوليات المصرف المتحصل في الآتي:

• استلام أصول الشيكات المقدمة للتحصيل، وإجراء عمليات التأكد والفحص الدقيق لها قبل الإدخال والإرسال.
• حفظ وتأمين أصل الشيك الذي تم تحصيله وبعد ذلك ختمه بختم ( تم دفعه )، لفترة لا تقل عن 5 سنوات كحد أدنى.
• تسليم الشيك المرتد للمستفيد في نفس اليوم مرفق معه إشعار صادر من نظام المقاصة الإلكترونية مختوم بختم المصرف وموقع عليه بتوقيعين ( لتأكيد صحة البيانات وأسباب الارتداد ).
• تسليم الإشعار الصادر من نظام المقاصة للعميل بعد إدخال أو مسح الشيك (Scan ) في النظام مباشرة.
• مسئوليات المصرف الدافع ( المسحوب عليه ):

تنحصر مسئوليات المصرف الدافع في الآتي:

• الرد على التحصيل العادي للشيك في مدة زمنية أقصاها ساعة من وقت استلام صورة وبيانات الشيك، كما يلتزم بالرد على التحصيل الخاص للشيك في مدة زمنية أقصاها نصف ساعة من زمن استلام صورة وبيانات الشيك.
• التحقق التام من صحة بيانات الشيك المدخلة في النظام و مطابقتها مع البيانات الظاهرة على صورة الشيك المرسل للتحصيل عند استلامه صورة و بيانات الشيك، و يعتبر المصرف ( الدافع ) مسئولا مسئولية كاملة عن كل ما قد يترتب على قبوله الشيك في حالة عدم مطابقة بيانات الشيك المدخلة في النظام مع بياناته الحقيقية.
• في حالة إرجاع الشيك بسبب الإدخال الخاطئ للبيانات على المصرف توضيح الاختلاف و موقع البيان الخطأ مع السبب، كما يجب عليه ذلك في حالة القبول الخاطئ للشيك والقيام بتصحيح البيانات في نفس الجلسة.
• عدم قبول أي شيكات غير مستخدمة لنفس العملة المخصصة لها و عدم قبول أي تعديل على رمز العملة بأي وسيلة.

رابعا: موجهات عامة :

1. يجب على المصارف الاهتمام بجودة طباعة الشيكات والالتزام بالضوابط الفنية لبيانات الشيك عند طباعته.
2. يجب على المصارف إعادة تصميم إجراءات عمل التقاص و وضع ضوابط و إجراءات داخلية خاصة بها لضمان التزام منسوبيها بالتدقيق المطلوب في استخدام نظام المقاصة الإلكترونية في كل مراحله من استلام الشيك، الإدخال وفحص الجودة والإرسال والرد بالقبول أو الرفض.
3. يجب على المصارف تهيئة البيئة المناسبة وتوفير الأجهزة والمعدات اللازمة لتشغيل نظام المقاصة الإلكترونية بجانب الاهتمام بشبكاتها وزيادة سعاتها متى ما لزم الأمر.
4. يجب الإعلان على الشريط الإخباري للنظام عن حالات تعديل الفروع المسحوب عليها ويعتبر ما يرد فيه ملزماً للبنوك.
5. في حالة انقطاع الاتصال بين فرع المصرف ورئاسته يجب استخدام محطات أقرب فرع من فروع مصرفه المرتبطة بنظام المقاصة الإلكترونية.
6. في حالة انقطاع الاتصال بين رئاسة المصرف ومركز الخدمة علي المصرف استخدام محطات مركز الخدمة ببنك السودان المركزي.
7. يمكن لجميع المصارف مسح وإدخال بيانات شيكاتها إلى نظام المقاصة الإلكترونية (أي وضعها في مرحلة فحص الجودة ) قبل بدء جلسة التقاص الإلكتروني.
8. يجب حفظ الصور والبيانات الإلكترونية للشيكات وفق ما هو وارد بشأنها في لائحة تنظيم أعمال المقاصة الإلكترونية لسنة 2006م.
9. يتم الاستفسار عن صور وبيانات الشيكات من الأرشيف الإلكتروني وفق ما هو وارد بلائحة تنظيم أعمال المقاصة الإلكترونية لسنة 2006م.
10. الشيكات التي لا يمكن تحصيلها بواسطة نظام المقاصة الإلكترونية لمخالفتها ما جاء بهذا المنشور ( الشيكات المختومة مثلاً ) يتم تحصيلها خارج نظام المقاصة الإلكترونية.

عبدالمحسن ميرغني عبدالله
صفية  خضر  علي عبدالرحمن

إدارة الشؤون المصرفية
الإدارة العامة لتنظيم وتنمية الجهاز المصرفي